MÔ TẢ CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM BÁN VÉ VÀ KIỂM SOÁT RA VÀO

1. Yêu cầu quản lý:

• Bán vé qua cổng theo loại vé
  • Trực tiếp (khách lẻ, khách đoàn)
  • Đặt trước (khách đoàn)
• Giá vé linh hoạt theo giờ
• Vé sử dụng Qr code để kiểm soát khi qua cửa, có chức năng in vé lẻ hoặc vé đoàn (vé lẻ là vé của từng người, vé đoàn là vé in chung cho một nhóm)
• Cho phép hoàn vé hoặc đổi vé khi khách mua nhầm loại vé hoặc trả vé
• Kiểm tra thông tin vé.
• Thống kê lượng vé bán ra theo nguồn khách (khách lẻ, khách đoàn)
• Kiểm soát và thống kê lượng khách qua cửa theo thời gian thực
• Hệ thống báo cáo thống kê lượng khách, doanh thu bán vé tại điểm bán vé, quầy vé
• Tổng hợp dữ liệu báo cáo về trung tâm điều hành
• Cài đặt và sử dụng trong mạng LAN, có kết nối dữ liệu về trung tâm qua internet để báo cáo
• Sử dụng được trên điện thoại, máy tính bảng, PC, laptop

2. Mô hình quản lý:

   1. Mô hình quản lý tại từng điểm bán vé

• Trong đó:
  • Nhân viên tại các quầy vé có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu của khách mua vé, chọn nguồn khách (khách lẻ, khách đoàn), chọn loại vé tương ứng, in bill tính tiền và in vé đưa cho khách. Với những khách đi theo đoàn đã đặt trước, nhân viên xuất vé sẽ kiểm tra thông tin và thực hiện các quy trình để thanh toán (nếu khách mới chỉ đặt cọc một phần) và in vé cho khách.
  • Vé vào cửa: là loại vé được in ra từ hệ thống, được gán mã Qr code và phân loại theo quy định, có giá tiền tương ứng với loại vé bán ra. Vé vào cửa hợp lệ là vé được bán và in ra từ hệ thống phần mềm tại các quầy bán vé. Vé vào cửa khi in ra chỉ có giá trị sử dụng trong ngày, mã Qr code có thể tùy chỉnh thiết lập theo ý muốn của người quản lý.
  • Máy chủ: là nơi cài đặt phần mềm và lưu trữ dữ liệu bán vé hàng ngày, máy chủ có kết nối mạng LAN với các quầy bán vé và cửa kiểm soát, máy chủ có kết nối internet về văn phòng trung tâm để xem báo cáo.
  • Cửa kiểm soát: là nơi khách đi qua để vào khu du lịch. Khách muốn đi qua cửa phải sử dụng vé đã mua tại quầy vé, đưa vào đầu đọc Qr code tích hợp trên các cửa kiểm soát. Nếu đúng loại vé đã được mua và in từ hệ thống tại các quầy vé, cửa kiểm soát sẽ mở và cho khách đi qua. Nếu không đúng loại vé đã được in từ hệ thống (vé giả mạo) hệ thống sẽ không mở cửa cho khách đi qua.
  • Thiết bị sử dụng tại các điểm bán vé bao gồm:
    • Máy chủ: sử dụng để cài đặt phần mềm và lưu trữ dữ liệu
    • Máy tính để bàn: sử dụng cho bộ phận bán vé
    • Máy in nhiệt: sử dụng để in vé và bill tính tiền
    • Cửa kiểm soát: sử dụng để kiểm soát khách đi qua cổng
    • Đầu đọc Qr Code cầm tay: để kiểm tra vé
    • Bộ lưu điện UPS sử dụng cho máy chủ, máy tính, máy in và cổng kiểm soát

• 2. Mô hình quản lý kết nối giữa điểm bán vé và văn phòng điều hành
• Trong đó:
  • Dữ liệu bán vé được nết nối với văn phòng trung tâm qua Internet để tổng hợp dữ liệu và lên báo cáo
  • Người quản trị hệ thống có thể truy cập vào máy chủ tại các điểm bán vé để phân quyền và khai báo dữ liệu từ xa.
  • Bộ phận kinh doanh tại Văn phòng có thể truy cập vào phần mềm tại các điểm bán vé thông qua mạng internet để tạo các booking vé cho các đoàn khách liên hệ qua bộ phận kinh doanh.
  • Ban lãnh đạo sẽ truy cập vào phần mềm để xem báo cáo về doanh thu, lượng khách tại từng điểm bán vé hoặc tổng hợp các điểm bán vé.
• Yêu cầu về kết nối dữ liệu: Để kết nối dữ liệu từ các điểm bán vé về văn phòng công ty phục vụ cho việc báo cáo và đặt vé cũng như quản trị hệ thống thì các điểm bán vé và văn phòng cần có mạng internt kết nối từ máy chủ ra ngoài, đồng thời phải có IP tĩnh để thiết lập đường truyền dữ liệu qua API. Trường hợp mất mạng, dữ liệu sẽ không được đồng bộ, khi nào có mạng trở lại, dữ liệu sẽ được đồng bộ lại.

Xem thêm Hệ thống Kiểm soát vé tự động sử dụng cổng xoay 3 càng hoạt động như thế nào

3. Mô tả chi tiết chức năng của phần mềm bán vé và kiểm soát ra vào

   1. Chức năng bán vé dành cho nhân viên bán vé:

• Khách lẻ
  • Chọn loại vé để bán
  • Nhập % giảm giá (nếu có)
  • Nhập số tiền khách đưa
  • In bill tính tiền
  • Xuất vé và trả lại tiền thừa (nếu có)
    • Vé in ra có mã Qr Code do hệ thống tự sinh theo quy ước của người quản trị hệ thống khai báo
    • Mỗi khách hàng là một vé
    • Vé có tên loại vé (người lớn, trẻ em,...), giá tiền
    • Ngày tháng phát hành, quầy số
    • Bill số
    • Các thông tin khác
• Khách đoàn
  • Chọn nguồn khách
  • Chọn loại vé để bán
  • Nhập % giảm giá (nếu có)
  • Nhập số tiền khách đưa
  • In bill tính tiền
  • Xuất vé và trả lại tiền thừa (nếu có)
    • Vé in ra có mã Qr Code do hệ thống tự sinh theo quy ước của người quản trị hệ thống khai báo
    • Mỗi khách hàng là một vé
    • Vé có tên loại vé (người lớn, trẻ em,...), giá tiền
    • Ngày tháng phát hành, quầy số
    • Bill số
    • Các thông tin khác
• Đổi vé, hoàn vé: áp dụng trong trường hợp khách hàng mua sai loại vé và phải đổi lại. Khi đó sẽ có 2 trường hợp, khách mua với giá trị cao hơn hoặc mua với giá trị thấp hơn vé cần đổi. Khi đó nhân viên quầy vé sẽ thực hiện đổi vé cho khách và thu thêm hoặc hoàn lại tiền thừa tương ứng với phần chênh lệch giữa vé mua trước đó.
  • Khi thực hiện yêu cầu đổi vé, hoàn vé: nhân viên quầy vé sẽ nhận lại vé khách đã mua và sử dụng thiết bị kiểm tra vé để check, các vé được kiểm tra là hợp lệ sẽ được cập nhật vào phần mềm và cho phép nhân viên nhân viên bán vé thực hiện chức năng hoàn vé. Nếu khách muốn đổi sang loại vé khác, phần mềm sẽ có chức năng đổi vé và cho phép nhân viên bán vé chọn loại vé mới để đổi sang. Số tiền của vé hoàn lại được hiểu là số tiền khách đưa, chênh lệch giữa số tiền khách đưa và phải thu sẽ là số tiền khách phải trả hoặc số tiền nhân viên bán vé phải trả lại cho khách.
  • Trường hợp khách không có nhu cầu đổi sang loại vé khác thì phần mềm có chức năng hoàn vé và nhân viên bán vé sẽ trả lại số tiền khách đã mua tương ứng với số lượng vé hoàn lại.
  • Những vé đã đổi hoặc hoàn lại sẽ không có giá trị sử dụng để đi qua cửa. Mỗi vé chỉ có giá trị sử dụng một lần và hoàn một lần.
• Xuất vé đối với khách đặt trước thông qua bộ phận kinh doanh
  • Đối với những đoàn khách đặt trước, khi tới quầy vé làm thủ tục nhận vé, nhân viên bán vé sẽ check mã đặt vé và thực hiện việc xuất vé cho khách theo quy trình.
  • Nếu khách mới chỉ đặt cọc một phần, nhân viên bán vé sẽ yêu cầu khách thanh toán nốt số tiền còn lại, sau đó in bill tính tiền và in vé cho khách.
  • Khách có thể mua thêm hoặc điều chỉnh số lượng vé ít hơn so với số lượng đăng ký ban đầu.
  • Vé phải được xuất theo đúng ngày đăng ký sử dụng trước đó.
• In lại vé: chức năng in lại vé được sử dụng trong trường hợp máy in thiếu giấy hoặc máy in bị hỏng khi đang in vé cho đoàn có số lượng lớn. Vé in lại sẽ có thêm thông tin ‘Vé in lại’. Nếu vé in lại không phải dùng trong trường hợp hết giấy hoặc lỗi vé thì vé in lại sẽ không sử dụng được khi đi qua cửa kiểm soát nếu vé lượt 1 in ra đã qua cửa. Trường hợp vé in lại qua cửa kiểm soát trước thì vé in lượt 1 sẽ không qua cửa được và có thể check lại vé để biết nguyên nhân. Cho phép in vé theo số thứ tự cần in mà không cần in lại toàn bộ vé của đoàn.
  • Nhập số bill, chọn loại vé cần in lại, nhập số vé từ số .... tới số

• 2. Chức năng bán vé dành cho nhân viên kinh doanh
• Nhân viên kinh doanh tại văn phòng công ty có thể thực hiện việc đặt vé cho các đoàn khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại các điểm bán vé qua mạng internet. Các chức năng bao gồm
  • Khai báo nguồn khách
  • Khai báo nhóm nguồn khách
  • Tạo yêu cầu đặt vé
    • Chọn nguồn khách
    • Người liên hệ, số điện thoại, email
    • Chọn loại vé, nhập số lượng vé
    • Nhập % giảm giá
    • Nhập ngày sử dụng dịch vụ
    • Nhập số tiền khách đặt cọc, hình thức đặt cọc (CK, tiền mặt)
    • In xác nhận đặt vé hoặc kết xuất ra file PDF để gửi cho khách.
  • Danh sách booking (chức năng lọc và tìm kiếm)
  • Danh sách nguồn khách

• 3. Chức năng dành cho nhân viên soát vé tại các điểm vui chơi
• Chức năng này phục vụ cho việc thống kê số lượng khách sử dụng dịch vụ tại các điểm vui chơi. Nhân viên soát vé sẽ sử dụng thiết bị scan qrcode để đọc mã dịch vụ. Mỗi lần đọc hệ thống sẽ tính là một lượt khách vào chơi.
• Mã qrcode có giá trị sử dụng trong ngày mới được tính lượt chơi.
• Mã qrcode không có giá trị sử dụng sẽ không được thống kê số lượt chơi trong ngày.
  4. Chức năng dành cho quản trị hệ thống
• Ngoài việc sử dụng chức năng của bộ phận bán vé, bộ phận kinh doanh. Người quản trị hệ thống còn có các nhóm chức năng khác, bao gồm:
• Khai báo loại vé
• Khai báo vé
  • Vé sử dụng theo ngày và từ ...h đến ...h
• Khai báo quầy vé
• Khai báo mã Qr code sử dụng trê hệ thống, mã Qr code in trên vé là duy nhất và không được trùng lặp.
• Khai báo % giảm giá, thời gian áp dụng và loại vé áp dụng.
• Khai báo nhóm quyền
• Khai báo thông tin tài khoản sử dụng: Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng, không sử dụng chung, trường hợp nghỉ sẽ khóa tài khoản lại và tạo tài khoản cho người mới.
• Kiểm tra vé
  • Sử dụng để kiểm tra thông tin của vé, tra cứu thời gian in vé, người in, và thời gian sử dụng của vé, nếu vé chưa được sử dụng thì trạng thái sẽ là chưa sử dụng, nếu đã sử dụng thì trạng thái sẽ là đã sử dụng kèm thời gian sử dụng.

• 5.  Hệ thống báo cáo dành cho Ban lãnh đạo và các bộ phận
• Báo cáo doanh thu và số lượng vé bán
  • Loại vé
  • Điểm bán vé
  • Quầy vé
  • Nhân viên bán vé
  • Theo thời gian
  • Hoàn vé, người thực hiện
  • Nguồn khách hàng (khách lẻ, khách đoàn)
  • Biểu đồ so sánh các ngày trong tháng tại điểm bán vé
  • Biểu đồ so sánh các tháng trong năm tại điểm bán vé
• Báo cáo thống kê khách đi qua cổng kiểm soát kết hợp biểu đồ phân tích
  • Trong ngày (theo thời điểm, lũy kế đến cuối ngày)
  • Trong tháng (từng ngày trong tháng)
  • Trong năm (từng tháng trong năm)
  • Loại vé qua cửa
  • Điểm kiểm soát
• Báo cáo thống kê lượng khách vào chơi tại các điểm vui chơi
• Báo cáo sử dụng phần mềm
• Báo cáo thay đổi, chính sửa hóa đơn
• Báo cáo thống kê vé in lại
  6. Kết nối hệ thống cửa kiểm soát
• Cửa kiểm soát có chức năng đọc vé và thực hiện lệnh cho phép mở cửa (đối với vé hợp lệ được in ra từ hệ thống) hoặc không mở cửa (đối với vé không hợp lệ, vé giả mạo hoặc vé hết giá trị sử dụng)
• Đếm lượt qua cửa theo từng loại vé và tổng hợp dữ liệu để lên báo cáo