Quy trình quản lý điều hành tòa nhà chuyên nghiệp Roman Building

I. Giới thiệu tổng quan hệ thống quản lý:

- Hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà là giải pháp quản lý tòa nhà, trung tâm thương mại, khối cao ốc văn phòng cho thuê, khu chung cư… một cách toàn diện. Với các chức năng ưu việt, đa dạng và dễ dàng sử dụng, phần mềm quản lý tòa nhà đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin khách hàng, quản lý chi phí bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, xử lý thông tin phản hồi của khách hàng …
- Là hệ thống điều hành, điều khiển các toà nhà, các chức năng được thiết lập theo dõi các nghiệp vụ chuyên môn trong từng khâu trong quản lý và cả những chức năng có sự tích hợp giữa các hệ thống.

Mô hình điều hành hệ thống

II. Chức năng của hệ thống:

Mô hình quan hệ các chức năng hệ thống

Mô hình điều hành quản lý tòa nhà

Hệ thống quản lý điều hành tòa nhà:

1. Quản lý thông tin khách hàng

• Khách hàng có thể là một cá nhân hoặc công ty đều được theo dõi thông tin chi tiết. Khi khách hàng sử dụng dịch vụ với tòa nhà, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ nhập toàn bộ thông tin liên quan vào phần mềm để theo dõi và có các phương án thông tin và dịch vụ khách hàng. Khách hàng được theo dõi chi tiết email, số điện thoại, địa chỉ để phục vụ công tác gửi email hoặc nhắn tin cho khách hàng.
• Các thông tin đặc biệt của khách hàng hoặc lịch sử giao dịch của khách hàng cũng được thể hiện rõ ràng trên hệ thống.

2. Quản lý hợp đồng

• Là chức năng cho phép lập hợp đồng và phụ lục hợp đồng đính kèm theo mẫu có sẵn trên hệ thống. Hợp đồng với khách hàng sẽ được quản lý bằng mã hiệu hợp đồng. Trên hợp đồng ghi rõ thông tin sau: loại hợp đồng, mã hiệu, thông tin khách hàng, diện tích thuê, thời hạn hợp đồng, giá tiền, hình thức thanh toán và kỳ hạn thanh toán…Tùy thuộc vào loại hợp đồng, phần mềm cho phép tạo các điều kiện thanh toán tiền thuê, tiền dịch vụ một cách linh hoạt.
• Phần mềm cho phép sửa thông tin trên hợp đồng và hiển thị tên người sửa với những người có quyền sử dụng. Phần mềm hỗ trợ lập báo cáo tình trạng hợp đồng: đã ký, hết hạn, thanh lý, hủy …. Hỗ trợ theo dõi hợp đồng theo danh mục hợp đồng, lên báo cáo hợp đồng sắp hết hạn…

From báo cáo lãi trả chậm

3. Quản lý vật tư, phụ tùng thay thế

• Phần mềm hỗ trợ phòng kế toán theo dõi vật tư, phụ tùng mua về để sử dụng trong quá trình bảo trì bảo dưỡng, lau dọn vệ sinh trong tòa nhà.
• Hỗ trợ lên kế hoạch mua vật tư sử dụng. Quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, thiết bị, tránh thất thoát trong quá trình sử dụng.
• Quản lý thông tin, thống kê thiết bị, tài sản lắp đặt trong tòa nhà được theo dõi chi tiết trên bộ phận quản lý vật tư để có thể thống kê chi tiết các vật tư, thiết bị cho từng hạng mục sửa chữa, dịch vụ.

4. Quản lý công nợ và tính trả lãi chậm

• Là chức năng quản lý các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, các khoản nợ phải thu của khách hàng.
• Dựa vào thông tin trên hợp đồng đã ký với khách hàng, phần mềm hỗ trợ tổng hợp số tiền phải trả của khách theo từng kỳ thanh toán.
• Tổng hợp các khoản nợ đến hạn, các khoản nợ quá hạn. Chức năng theo dõi công nợ sẽ giúp người quản lý nắm bắt nhanh công nợ theo từng thời điểm cụ thể để ra các phương pháp cho việc thông báo và thu hồi công nợ hoặc xử lý công nợ kịp thời cho đơn vị.
• Hàng tháng công nợ hoặc khoản yêu cầu thanh toán được tự động tính dựa trên bộ thông tin và chính sách của đơn vị cho các khách hàng, người sử dụng in hoặc chuyển thành dạng †le để gửi mail hoặc EMS tới khách hàng.
• Hỗ trợ tính lãi các khoản nợ trả chậm của khách hàng theo số ngày nợ tương ứng với lãi suất theo quy định của đơn vị.
• Lên báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng, tổng hợp các khách hàng theo thời điểm lựa chọn.

5. Quản lý bảo trì, bảo dưỡng

• Công tác lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị  trong tòa nhà theo định kỳ sẽ được kế hoạch hóa chi tiết và phân nhiệm cho từng vị trí. Các chi phí liên quan đến quá trình bảo trì, bảo dưỡng, vật tư, thiết bị sử dụng được thông tin và lưu ý trong từng công đoạn.
• Danh sách công việc bảo trì định kỳ được lập ra để theo dõi. Các công việc được sắp xếp theo trình tự sao cho phù hợp.
• Quản lý quá trình bảo dưỡng, bảo trì tài sản được thiết lập định kỳ theo dõi, bảo dưỡng, có các kỳ hạn cảnh báo các công việc cần thực hiện của bộ phận bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Các biên bản kiểm tra hoặc xử lý sự cố được ghi chép đầy đủ trong hệ thống.
• Thời gian định mức cho mỗi công việc cũng được xác định. Những hoạt động cần có kế hoạch đặc biệt, ví dụ: công việc bảo trì, bảo dưỡng thang máy, hệ thống cung cấp điện… Hệ thống đảm  bảo đúng người thực hiện, đúng công việc và đúng phương pháp vào đúng thời điểm

6. Quản lý sản phẩm, dịch vụ của tòa nhà

Giao diện nhập thông tin chức năng quản lý vị trí tòa nhà

• Đưa thông tin các dịch vụ hoặc sản phẩm cho thuê trong tòa nhà
• Với các sản phẩm là các kiot cho thuê trong các trung tâm thương mại hoặc tòa nhà cho thuê, có thể
• quản lý sản phẩm theo phân nhóm và mô hình trực quan.
• Các dịch vụ được tạo ra và quản lý giá chi tiết trong các dịch vụ của tòa nhà.
• Các sản phẩm dịch vụ có thể được thay đổi bởi chủ sỡ hữu, hệ thống sẽ linh hoạt cho thay đổi theo
• đảm bảo đáp ứng được

7. Tạo và ghi nhận thông tin dọn vệ sinh hàng ngày

• Lập kế hoạch dọn vệ sinh hàng ngày. Lên kế hoạch  chi tiết theo từng đối tượng, theo từng công việc.
• Đảm bảo các công việc của vệ sinh của tòa nhà luôn được xử lý và dọn sạch theo kế hoạch và lịch trình và được phân công hợp lý tới từng nhân viên.
• Thông tin nhân công thực hiện sẽ đưa vào các nhóm dịch vụ (các điểm thực hiện), sẽ tự động phân công hoặc trưởng bộ phận phân công thực hiện.
• Cập nhật thông tin công việc và tiến độ thực hiện vào phần mềm. Dựa vào đó có thể đánh giá chất lượng công việc thực hiện của từng nhân viên.

8. Quản lý nhắc việc

• Khi những kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, dọn dẹp vệ  sinh được lập ra. Phần mềm hỗ trợ chức năng nhắc nhở công việc sẽ phải làm, thời gian thực hiện. Chức năng này đảm bảo cho việc quản lý chất lượng phục vụ trong tòa nhà một cách chặt chẽ và hiệu quả, tránh tình trạng kế hoạch lập ra và quên không thực hiện.
• Các thông tin hoặc công việc cần tập trung xử lý hoặc thực hiện bởi bộ phận khác được đưa ra để cùng thực hiện, bộ phận hoặc cá nhân nào thực hiện sẽ đưa vào hệ thống để thông tin biết và xử lý triệt để.
• Các công việc này được hiển thị tự động trên hệ thống để cảnh báo và nhắc nhở cho người thực hiện và quản lý biết và theo dõi cho đến khi hoàn tất, thông tin này mới gỡ bỏ trong cảnh báo

9. Chăm sóc khách hàng

• Quy trình chăm sóc khách hàng được thiết lập, tất cả những thắc mắc, sự cố khách hàng gặp phải trong tòa nhà sẽ được cập nhật vào hệ thống. Qua đó nhà quản lý có thể lên kế hoạch khắc  phục  và giải quyết những ý kiến của khách hàng một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
• Phần mềm cho phép gửi email với nội dung có sẵn trong hệ thống hoặc nội dung tự thiết lập tới khách hàng tùy thuộc vào mục đích khác nhau của nhà quản lý.
• Cho phép gửi tin nhắn sms trên hệ thống tới khách hàng và đối tác khi cần hoặc đặt định kỳ cho các chính sách hoặc thông tin cần thiết, có thể thực hiện với từng số điện thoại hoặc danh sách lựa chọn theo yêu cầu.

10. Phân quyền, bảo mật

• Chức năng phân quyền sử dụng tới từng form, từng chức năng trên hệ thống.
• Các thay đổi thông tin trên hệ thống được lưu vết và kiểm tra. Bộ phận nào có quyền xem thông tin gì, quyền sửa hoặc xóa thông tin được phân chia rõ
• ràng. Trách tình trạng làm mất thông tin, sai lệch thông tin, bảo mật thông tin khách hàng trên hệ thống.
• Các lớp truy nhập được phân định và kiểm soát rõ ràng theo các lớp như: Dữ liệu; đăng nhập hệ thống; truy nhập và sử dụng chức năng; quyền tương tác.

11. Hệ thống báo cáo

• Đa dạng báo cáo cho thống kê và quản trị thông tin hệ thống.
• Nhiều báo cáo cho các bộ phận chuyên môn báo cáo còn có thể được thiết lập bổ sung cho các nhu cầu quản trị và báo cáo của từng đơn vị.
• Lựa chọn nhiều tiêu chí xem báo cáo như : thời gian, phân nhóm, bộ phận …
• Chiết xuất các báo cáo thuận tiện ra các loại khác nhau như: MS-Excel, MS-word, Acrobat

III. Lợi ích của hệ thống và trách nhiệm sau bán hàng.

1. Lợi ích:

• Chuẩn hóa quy trình thực hiện trên hệ thống, đưa người sử dụng vào một quy trình thực hiện chuẩn thay bằng việc phải đào tạo chuẩn hóa từng bước thực hiện và cơ chế giám sát bằng báo cáo và hiệu quả công việc.
• Nhà quản trị nắm bắt thông tin nhanh và chính xác, đảm bảo tính minh bạch, tường minh của thông tin từ người sử dụng và các bộ phận.
• Tính ổn định và dịch vụ hỗ trợ bảo trì liên lục đảm bảo tính liên thông trong việc cập nhật và xử lý thông tin cho khách hàng.
• Hệ thống được thiết kế lưu trữ với lượng dữ liệu lớn, đáp ứng cho việc nhiều người cùng truy cập xử lý cùng một lúc, đảm bảo tốc độ và an toàn của hệ thống.
• Khả năng đáp ứng yêu cầu và mở rộng của hệ thống; sự tùy biến cao trong hệ thống đảm bảo cho một phương án phát triển tối ưu.
• Hỗ trợ sử dụng và bảo trì hệ thống 24/24 đảm bảo tính liên tục cửa hệ thống và sự kịp thời sẽ tránh các rủi ro về sai lệch thông tin do
• các sự cố xảy ra.

Tham khảo thêm: Giải pháp quản lý bãi đỗ xe Parking Control SmartID